Организация работы в нерабочие дни

В ОФИС_НЕЛЬЗЯ_РАБОТАТЬ ДОМА

В соответствии с Указом Президента России от 25.03.2020 в целях обеспечения санитарно-эпидемиологического благополучия населения на территории РФ период с 30 марта 2020 года по 3 апреля 2020 года был признан нерабочими днями. В настоящее время данный период продлен до 30 апреля 2020 года.

Юридической компанией BLS CUSTOS GROUP, LLC обобщены наиболее часто задаваемые вопросы в сфере регулирования трудовых правоотношений, с которыми сталкивается бизнес в настоящее время.

1. Можно ли работать в период нерабочих дней?

Введенный период нерабочих дней не является автоматически приравненным к периоду выходных или праздничных дней. Это лишь мера, направленная на дополнительную мотивацию работодателей и работников оставаться дома в течение времени, необходимого государству для борьбы с быстрым распространением новой коронавирусной инфекции.

В этой связи Указами Президента РФ и региональными властями были изданы нормативные акты, определившие:

• на кого Указ Президента РФ не распространяется (кто продолжает работать, например, аптеки, продовольственные магазины, правоохранительные органы, медицинские организации и т.п.);
• деятельность каких отраслей хозяйствования приостанавливается частично (к примеру, приостановлена деятельность судов в части рассмотрения дел с очным присутствием сторон (но без участия сторон рассмотрение дел разрешается), приостановлена работа ресторанов, если это связано с посещением ресторана гражданами (но приготовление рестораном еды и ее доставка гражданам разрешаются) и т.д.;
• есть организации, которые не попали ни в первый, ни во второй списки (их деятельность не запрещена и не приостановлена, поэтому продолжается с учетом других государственных мер по стимулированию самоизоляции граждан).

В любом случае работодатели и работники органов (организаций), которые продолжают осуществлять трудовую (служебную) деятельность, должны руководствоваться соответствующими методическими рекомендациями Минздрава России и Роспотребнадзора по профилактике новой коронавирусной инфекции.

По соглашению с работодателем работники могут работать удаленно (дистанционно), если служебные обязанности и организационно-технические условия работы это позволяют.

Организации, которым прямо запрещено осуществлять деятельность в период нерабочих дней (например, в городе Москва запрещена деятельность СПА салонов, бань, косметических салонов и т.д.), тем не менее обязаны выплачивать работникам заработную плату и принимать меры к сохранению занятости своих сотрудников. Таким образом, данные организации обязаны рассчитывать и выплачивать заработную плату, они продолжают вести переговоры и расчеты со своими поставщиками, клиентами, а это в свою очередь работа бухгалтеров, специалистов отдела кадров, менеджеров по работе с клиентами и т.д.

Таким образом, запрещены определенные виды деятельности, которые предполагают скопление людей, но не работа организаций, как таковая.

При этом, если работодатель продолжает деятельность, то он обязан обеспечить соблюдение дополнительных обязательных мер, которые устанавливаются отдельно в каждом субъекте РФ.

К примеру, в городе Москве работодатели дополнительно обязаны:

• обеспечить соблюдение в зданиях, строениях, сооружениях (помещениях в них), прилегающих территориях, иных рабочих местах, с использованием которых осуществляется соответствующая деятельность, установленных требований по профилактике нераспространения инфекции, в том числе в части соблюдения социального дистанцирования и дезинфекции;
• принять решения об установлении численности работников:
  - подлежащих переводу на дистанционный режим работы;
  - не подлежащих переводу на дистанционный режим работы;
  - в отношении которых соответствующим решением Президента Российской Федерации установлен режим работы нерабочего дня с сохранением заработной платы.

2. Как правильно перевести работников на дистанционную работу?

Особенности регулирования труда дистанционных работников обусловлены тем, что такая работа выполняется (1) вне места нахождения работодателя, вне стационарного рабочего места, находящегося под контролем работодателя, (2) при условии использования для выполнения работы и связи с работодателем информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети "Интернет".

Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе.

Такой трудовой договор и соглашения об изменении его условий могут заключаться путем обмена электронными документами.

В случае, если трудовой договор о дистанционной работе заключен путем обмена электронными документами, работодатель не позднее трех календарных дней со дня заключения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного трудового договора на бумажном носителе (статья 312.2 ТК РФ).

Порядок перевода работников на дистанционную работу, который позволит минимизировать большинство рисков:

• заключить с работником дополнительное соглашение об изменении условий трудового договора (можно указать срок перевода – на период действия режима повышенной готовности);
• издать приказ о переводе работника на дистанционную работу;
• разработать положение или инструкцию о дистанционной работе;
• внести изменения в положения о коммерческой тайне и защите информации (если оно имеется);
• составить акт о передаче ТМЦ (техники, которую работник получает в пользование), ознакомить работника с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, предоставленными работодателем;
• внести дополнения в правила внутреннего трудового распорядка, предусматривающие возможность дистанционной работы в компании (если они имеются);
• если работникам будет предоставляться удаленный доступ через электронные ключи- идентификаторы, то необходимо составить правила работы со средствами индивидуальной идентификации, установить ответственность за передачу этого средства третьим лицам;
• если работник использует свою технику, тратит денежные средства за интернет трафик, то прописать порядок возмещения данных расходов (например, возмещение расходов на сотовую связь или интернет);
• установить порядок взаимодействия работника с работодателем по вопросам выполнения трудовой функции с указанием электронной почты, телефонного номера.

3. Должна ли работа в нерабочие дни оплачиваться в повышенном размере?

Понятие «нерабочий день», который не является выходным или не выпадает на праздничный день, в законодательстве Российской Федерации о труде не раскрыто. В связи с этим, на законодательном уровне вопросы оплаты труда за работу в такие дни не урегулированы.

Однако, согласно Рекомендациям Минтруда России от 26.03.20 нерабочий день не относится к выходным или нерабочим праздничным дням, поэтому оплата производится в обычном, а не повышенном размере.

В сложившейся ситуации рекомендуем придерживаться разъяснений Минтруда России и производить оплату труда в обычном порядке.

4. Кто будет виноват, если работник получит травму, работая дистанционно?

Согласно ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ в целях обеспечения безопасных условий и охраны труда дистанционных работников работодатель исполняет обязанности, предусмотренные абз.17, 20 и 21 ч.2 ст.212 ТК РФ, а именно должен обеспечить:

• расследование и учет несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
• выполнение предписаний должностных лиц госорганов, уполномоченных контролировать соблюдение трудового законодательства;
• обязательное социальное страхование работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Кроме того, работодатель должен ознакомить дистанционных работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.

Другие обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда, установленные законодательством о труде и об охране труда, на организацию работы дистанционных работников не распространяются, если иное не предусмотрено трудовым договором о дистанционной работе.

В случае, если при дистанционной работе произошел несчастный случай, то для выяснения всех обстоятельств комиссией должно быть проведено расследование.

В ходе расследования должны быть учтены все обстоятельства и причины, которые могут повлиять на признание несчастного случая производственным. Таковым может быть признано и событие, произошедшее в нерабочее время (ч. 3 ст. 227 Трудового кодекса РФ).

Таким образом, не каждый несчастный случай, который может произойти с работником на дистанционной работе, будет признан несчастным случаем на производстве, все будет зависеть от конкретных обстоятельств произошедшего.

5. Как снизить затраты на фонд оплаты труда?

В ситуации, когда Правительство России заявляет о недопустимости увольнения работников в период действия режима повышенной готовности и объявленных нерабочих дней, а бизнес вынужден оптимизировать расходы, актуальным становится вопрос о сокращении затрат на фонд оплаты труда.

В указанных условиях многие работодатели пошли по пути введения режима простоя - временная приостановка работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера, так как в числе прочих причин простой может быть вызван эпидемией и иными исключительными случаями (части 2, 3 ст.72.2 ТК РФ).

В условиях текущей эпидемиологической обстановки можно признать, что простой вызван причинами, не зависящими от работника и работодателя. Это означает, что период простоя должен быть оплачен исходя из 2/3 оклада или тарифной ставки, рассчитанных пропорционально времени простоя (ч.2 ст.157 ТК РФ).

Простой вводится приказом работодателя. При этом простой может быть объявлен как в отношении всех работников предприятия, так и в отношении только части из них (например, тех, кто не может работать удаленно).

На период простоя работодатель может освободить работников от обязанности присутствовать на рабочих местах (для этого необходимо издать отдельный приказ).

Если в связи с простоем приостановлено производство, об этом необходимо уведомить территориальный орган службы занятости в письменной форме в течение трех рабочих дней со дня издания приказа о простое.

Оправданной мерой выглядит и подписание с работниками дополнительных соглашений о неполном рабочем времени.

Если же работник добровольно не подписывает такое дополнительное соглашение, то работодатель может ввести режим неполного рабочего времени в одностороннем порядке, но для этого работодатель обязан уведомить об этом работника в письменной форме не позднее чем за два месяца (статья 74 ТК РФ).

Что касается отпуска за счёт работника. Неоплачиваемый отпуск возможен только по заявлению самого работника (ст. 128 ТК РФ).

Работодатель не вправе принуждать работников писать заявления на отпуск за свой счет.

Мы будем рады дать разъяснения по Вашим конкретным ситуациям, связанным с регулированием трудовых отношений в период действия режима повышенной готовности в РФ и после снятия данного режима, поможем подготовить необходимые документы для перевода сотрудников на дистанционную работу, а также выступим в защиту Ваших интересов при возможных трудовых спорах с работниками.